Das digitale Whistleblowing-System.

EU-Directive Whistleblowing

Die Europäische Union hat im Jahr 2020 die sog. „EU-Directive Whistleblowing“ beschlossen. Danach sind alle Unternehmen und Verbände in den Mitgliedsstaaten der Europäischen Union, mit mehr als 50 Beschäftigten und/ oder mehr als 10 Mio. € Jahresumsatz, zukünftig dazu verpflichtet, ein Hinweisgebersystem einzurichten, an die sich Hinweisgeber („Whistleblower“) vertraulich wenden können, wenn Sie Gesetzesverstöße mit Bezug zum jeweiligen Unternehmen melden wollen.

Die EU-Directive Whistleblowing muss noch in nationales Recht umgesetzt werden. Der späteste mögliche Umsetzungszeitpunkt für Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitern war der 17. Dezember 2021, für kleinere Unternehmen zwei Jahre später (ab 2023).

Die Bundesregierung hat am 27.07.2022 einen Entwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz beschlossen. Nachfolgend wird der Inhalt des vorliegenden Entwurfes vorgestellt.

Zielsetzung der Gesetzgebung ist, Schäden für Unternehmen zu verhindern. Dies bringt folgende Vorteile:

 1. Betrug bekämpfen  

 2. Vermeidung von Rufschädigung  

 3. Verhinderung der Eskalation von Problemen  

 4. Verluste minimieren  

 5. Bewusstsein schärfen  

 6. Schaffung einer offenen Kultur  

Funktion des Hinweisgebersystems

Compliance-relevantes Fehlverhalten von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen kann zu großen finanziellen Schäden und negativen Auswirkungen auf die Reputation der Organisation führen. 

Potenzielles Fehlverhalten und Regelverstöße sollen mit dem Hinweisgebersystem möglichst frühzeitig erkannt und beendet werden.  

So haben Stakeholder eines Unternehmens (Mitarbeitende, Kunden/Lieferanten etc.) als hinweisgebende Person die Möglichkeit, einen Hinweis über einen internen oder externen Meldekanal (digital, persönlich, telefonisch, postalisch) zu geben, der dann unter auf Plausibilität und Stichhaltigkeit unter Einhaltung höchster Vertraulichkeit geprüft wird.

Alle Informationen werden im Rahmen eines fairen und schnellen Prozesses bearbeitet; für Betroffene muss die Unschuldsvermutung gelten, bis der Verstoß nachgewiesen ist. 

Es ist von größter Bedeutung, dass aus den Untersuchungsergebnissen Maßnahmen abgeleitet und implementiert werden, die verhindern, dass ein gleich oder ähnlich gelagertes Fehlverhalten künftig wieder vorkommen kann.

Die wichtigsten 8 Punkte, die das Whistleblowing-Gesetz einem Unternehmen bringt 

• Können Mitarbeiter:innen jederzeit und von überall sicher Hinweise abgeben?
  
• Kann bei der Meldung die absolute Vertraulichkeit des Hinweisgebers sichergestellt werden?
  
• Kann der Lösungs-Anbieter versichern, dass niemand die Möglichkeit des Zugriffs auf die sensiblen Inhalte der Meldungen haben?
  
  
• Sind datenschutzrechtliche Aspekt und die  IT-Sicherheit gewährleistet?
  
• Ist der Anbieter nach europäischem Recht (EU-DSGVO) zertifiziert?
  
• Ist die Lösung unkompliziert an Ihr Unternehmen anpassbar?
  
  
• Sind die Kosten für Ihr Hinweisgebersystem transparent abgebildet, so dass eine Planungssicherheit für Ihr Unternehmen gewährleistet ist?
  
• Können Sie Meldungen und Folgemaßnahmen revisionssicher dokumentieren?
  

Achten Sie bitte noch darauf, dass sie vom Lösungsanbieter gute Unterstützung bei den Themen Datenschutz, Informationssicherheit, Kommunikation etc erhalten und die Server des Anbieters in einem deutschen Hochsicherheitszentrum befinden.